上海市教育委員會 上海市人力資源和社會保障局關(guān)于進(jìn)一步做好本市戶籍往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案相關(guān)工作的通知

　　滬教委學(xué)〔2023〕32號

　　市學(xué)生事務(wù)中心，市就業(yè)促進(jìn)中心，各區(qū)人力資源和社會保障局：

　　根據(jù)《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關(guān)于印發(fā)〈流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定〉的通知》(人社部發(fā)〔2021〕112號)和市委組織部、市人力資源社會保障局等六部門《關(guān)于進(jìn)一步加強本市流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的意見》(滬人社力〔2015〕468號)等要求，為進(jìn)一步做好本市戶籍往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案(以下簡稱“往屆畢業(yè)生人事檔案”)管理服務(wù)工作，有序推動現(xiàn)由市學(xué)生事務(wù)中心保管的往屆畢業(yè)生人事檔案向本市公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)移交工作，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：

　　一、明確職責(zé)分工

　　按照統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、屬地負(fù)責(zé)、規(guī)范管理的原則,明確各級相關(guān)部門職責(zé)。市學(xué)生事務(wù)中心負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃往屆畢業(yè)生人事檔案清理移交工作，做好畢業(yè)生信息比對、檔案整理及移交等工作。市就業(yè)促進(jìn)中心負(fù)責(zé)往屆畢業(yè)生人事檔案清理移交工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案移交、接收及后續(xù)管理服務(wù)等工作。各區(qū)人力資源和社會保障局在各自職責(zé)范圍內(nèi)，指導(dǎo)本區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)做好往屆畢業(yè)生人事檔案接收及后續(xù)管理服務(wù)等工作。

　　二、確定移交范圍

　　市學(xué)生事務(wù)中心當(dāng)前負(fù)責(zé)保管的、符合下列條件的往屆畢業(yè)生人事檔案，可按本通知要求規(guī)范有序移交至各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)保管：

　　(一)戶籍歸屬明確。畢業(yè)生本人具有本市戶籍，可按屬地化管理的原則明確對應(yīng)的接收區(qū)。

　　(二)個人信息完善。畢業(yè)生姓名、身份證號碼等個人信息完善。

　　(三)檔案材料完整。畢業(yè)生人事檔案內(nèi)反映其學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治面貌、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的記錄材料基本完整。

　　(四)保管權(quán)限清晰。畢業(yè)生在本市無就業(yè)單位，或其就業(yè)單位不具備人事檔案保管資質(zhì)。

　　(五)法律關(guān)系清楚。畢業(yè)生本人及家屬，與其畢業(yè)學(xué)校、就業(yè)單位及當(dāng)前檔案保管機構(gòu)等相關(guān)利益方，不存在民事訴訟、勞動糾紛等風(fēng)險。

　　不符合上述條件的往屆畢業(yè)生人事檔案，仍由市學(xué)生事務(wù)中心繼續(xù)保管。

　　三、做好交接準(zhǔn)備

　　為確保往屆畢業(yè)生人事檔案有序交接，市學(xué)生事務(wù)中心應(yīng)對當(dāng)前保管的人事檔案進(jìn)行整理，切實做好向本市公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)移交的準(zhǔn)備工作。

　　(一)編制人員清單。對于人事檔案符合移交條件的往屆畢業(yè)生，按其戶籍所在區(qū)劃分，以區(qū)為單位分別編制《上海市往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案移交清單》(附件1)，做到一區(qū)一冊，檔案名冊與案卷目錄一一對應(yīng)，詳細(xì)記載人事檔案移交人員的姓名、身份證號碼、戶籍地址、檔案卷數(shù)、檔案材料頁數(shù)以及檔案轉(zhuǎn)出、接收單位經(jīng)辦人員等信息，并簽字蓋章后作為檔案交接憑證。

　　(二)編制檔案清單。往屆畢業(yè)生的人事檔案，應(yīng)根據(jù)檔案材料的內(nèi)容，制作《上海市往屆高校畢業(yè)生人事檔案材料清單》(附件2)，做到一人一表，材料清單填寫完整并簽字蓋章后，存放于個人檔案內(nèi)。

　　(三)規(guī)范整理檔案。全面梳理往屆畢業(yè)生人事檔案，對原有保管過程中存在補建、遺損等問題的檔案作出相關(guān)情況說明，確保移交的檔案能夠真實體現(xiàn)檔案的歷史延續(xù)性。檔案案卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定裝入檔案袋，案卷封面及檔案袋上的姓名、身份證號碼等項目應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，不得涂改。案卷封面應(yīng)做到卷皮紙質(zhì)良好，若案卷封面、檔案袋破損嚴(yán)重或有涂改，應(yīng)予以更換。

　　(四)確保檔案安全。往屆畢業(yè)生人事檔案移交前，應(yīng)對檔案的保管保護(hù)狀況開展全面清理和防疫消殺，發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變、破損等問題立即采取消殺、滅菌、修裱等措施，確保檔案實體安全。

　　四、規(guī)范交接流程

　　(一)統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)。市學(xué)生事務(wù)中心、市就業(yè)促進(jìn)中心以及各區(qū)人力資源社會保障部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，加強溝通協(xié)調(diào)，結(jié)合各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)人員配置、庫房容量等情況，共同制定往屆畢業(yè)生人事檔案移交時間表，確保檔案移交工作平穩(wěn)有序推進(jìn)。

　　(二)穩(wěn)妥有序推進(jìn)。市學(xué)生事務(wù)中心應(yīng)按事先商定的工作計劃，向各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)移交往屆畢業(yè)生人事檔案原件，并保持與檔案接收單位的溝通聯(lián)系，及時做好補建、遺損檔案的處理工作。

　　(三)做好告知工作。市學(xué)生事務(wù)中心充分利用微信公眾號等平臺發(fā)布畢業(yè)生人事檔案移交工作信息，積極做好政策解釋、咨詢溝通和信息公告等工作，方便畢業(yè)生及時查詢了解本人人事檔案移交、保管等情況。學(xué)生可通過市學(xué)生事務(wù)中心微信公眾號(服務(wù)大廳-檔案查詢欄目)直接查詢檔案去向。

　　(四)共同化解矛盾。往屆畢業(yè)生人事檔案集中移交工作完成后，市學(xué)生事務(wù)中心、市就業(yè)促進(jìn)中心以及各區(qū)公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)積極做好人事檔案管理服務(wù)工作，共同化解涉及往屆畢業(yè)生人事檔案移交方面的投訴、信訪等矛盾糾紛，不斷提升管理服務(wù)水平和效能。

　　附件：1.上海市___區(qū)往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案移交清單點擊查看

　　2.上海市往屆高校畢業(yè)生人事檔案材料清單點擊查看

　　上海市教育委員會

　　上海市人力資源和社會保障局

　　2023年7月18日